La signature électronique : cette solution plus que jamais indispensable

Lors de sondages de panels d’utilisateurs, au sujet de la signature électronique, quatre points ressortent en priorité :

• Supprimer les papiers
• Pouvoir signer des documents
• Faciliter les échanges
• Aller plus vite

Mais en quoi consiste réellement la signature électronique ?

La signature électronique est souvent confondue avec la signature électronique manuelle. Pourtant, la différence est de taille ! Une signature électronique manuelle n’est qu’une conversion de votre signature manuscrite, faite à la main sur un appareil qui capte votre signature.

À l’inverse, la signature électronique résulte de l’application de procédés cryptographiques.

C’est la transcription dans le numérique de la signature à la main. Ce n’est pas un scanner de celle-ci. Ce dispositif garantit l’identité du signataire qui le lie à un document dont l’intégrité (aucune modification possible par les parties, postérieurement à la signature) et dont les provenances sont vérifiables. La signature électronique a véritablement la même valeur juridique que la signature manuscrite.

Concrètement, la signature électronique consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification qui est une clé unique composée d’une suite de chiffres et de lettres, garantissant le lien de la signature avec l’acte auquel elle s’attache.

Le procédé de la signature électronique est réputé fiable jusqu’à preuve du contraire dont les conditions sont fixées par décret en Conseil d’État à l’Article 1367 du code civil.

Pour atteindre l’objectif d’un marché unique numérique naît le Règlement eIDAS, dont le sigle correspond en anglais à Electronic Identification and Authentication Services, afin d’harmoniser et de sécuriser les transactions en ligne dans toute l’Europe. Ce Règlement s’appuie sur les dénommés services électroniques de confiance.

C’est l’article 3 du règlement européen eIDAS qui définit les services de confiance. Il s’agit d’un service électronique qui consiste notamment :

• À créer, vérifier et valider des signatures électroniques, des cachets électroniques, des horodatages électroniques et des certificats relatifs à ces services ;
•  À conserver des signatures électroniques, des cachets électroniques ou des certificats relatifs à ces services.

Au regard de l’émergence de ce marché, les offres de prestations sont multiples, ainsi le caractère de
l’article 3 du règlement eIDAS doit vous éclairer sur le choix de votre prestataire s’il affiche clairement
“être un prestataire de confiance”.

Qui peut utiliser la signature électronique ?

Aujourd’hui, les particuliers, mais aussi les professionnels comme les banques et les agences immobilières utilisent ce procédé afin de finaliser leurs diverses opérations.

Dans ce cadre, l’utilisateur reçoit éventuellement un sms et il doit saisir un code d’authentification. Concrètement, cela apporte une sécurisation à l’internaute contre l’usage frauduleux de son identité.

Tous les documents peuvent être signés électroniquement, qu’il s’agisse d’un avenant ou d’un devis. En revanche, il convient d’archiver correctement ces dossiers avec un nommage ad hoc.

Le contrat est souscrit de la même manière qu’un contrat papier. Ce dispositif reste une alternative au format imprimé. Néanmoins, si l’un de vos interlocuteurs est encore frileux face à cette pratique, vous pouvez toujours lui remettre une version imprimée à la suite de vos échanges et validations.

Aussi, on voit la signature électronique de plus en plus proposée, même en présence physique du signataire. Cette pratique se généralise en matière de souscription de crédit ou de prestations de services ou encore dans l’immobilier pour la signature d’un bail et/ou d’un état des lieux.

Pourquoi avoir recours à la dématérialisation intégrale des parcours de contractualisation ?

Au-delà du gain de temps induit par des processus de signature, elle apporte un avantage en termes de sécurité et de confiance aux parties prenantes de leurs actes.

De plus, cela permet de fluidifier et accélérer le processus de signature dans le cadre de multi-supports et autant de signataires, notamment à distance.

Enfin, elle permet de dématérialiser l’ensemble des opérations liées à la gestion des contrats.

À l’heure des bilans dans le cadre du pilotage de votre cabinet, on ne vous apprendra rien si nous vous disons que la gestion impacte directement votre développement. Aussi, pourquoi ne pas se dégager des tâches sans réelle valeur ajoutée !

• Imprimer
• Ordonner
• Classer
• Faire signer
• Distribuer
• Archiver

Dès à présent, nous devons donc nous interroger sur la pertinence de la signature électronique à notre niveau. Car l’enjeu est crucial, si nous voulons rester compétitifs en matière de services et en respectant l’exigence d’efficacité à destination de nos clients, tout en leur garantissant des services fiables, éprouvés et en lien avec notre temps. Certains peuvent encore douter de l’efficacité de ce dispositif et cela est tout à fait compréhensible quand on a n’a pas encore utilisé le système. Néanmoins, très concrètement dans mon activité, j’ai supprimé les “opérations parasites” et de facto réduit sensiblement les frais généraux.

• Plus d’impression de documents (à l’ère du numérique on en attend pas moins)
• Plus d’envoi de documents
• Plus de dépôt à la poste
• Plus de relance client pour la signature des documents, les outils le font pour vous
• Plus d’ouverture de courriers
• Plus de scan et de rapprochement de dossiers

Bonus : Archivage directement dans la fiche client de mon CRM. Temps de mise en place d’un contrat réduit de 50%, voire plus.

Tout cela c’est bien me direz-vous, mais les assureurs et les courtiers grossistes le font pour nous !
Alors là, je dis que vous avez presque raison, car en fait, cette prestation est principalement proposée pour la mise en place du contrat et non l’avenant. De plus, il ne concerne pas la mise à jour du recueil des besoins et du devoir de conseil qui doivent être formalisés. Le mandat SEPA échappe aussi au dispositif en cas de changement de RIB. Pensez éventuellement que vous faites du bien à la planète car notre implication dans un monde moins pollué fait écho à notre éthique fondement du métier de courtier :

• Moins de papier
• Moins d’encre
• Moins de besoins en imprimante
• Moins d’espace d’archivage physique

Comment la Signature électronique possède-t-elle la même valeur légale que la signature manuscrite ?

En Europe, la réglementation eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Trust Services)
fixe les contours et les règles de reconnaissance légale de ce procédé. De plus, le principe de non-discrimination prévaut. Elle ne peut donc pas être refusée. Elle dispose d’une valeur probatoire au sein de l’UE.

De même qu’en France, cette règle a été transcrite en droit français dans le cadre des articles 1366 et 1367 du code civil. Ces derniers reprennent également les règles de non-discrimination établies par le règlement eIDAS. Dans cette continuité, un organisme référent a été constitué : l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). Il a pour mission d’identifier et de contrôler les prestataires de services de confiance, afin de s’assurer de leur conformité avec le règlement eIDIAS.

La signature électronique est un mécanisme numérique reposant sur des éléments cryptographiques et non sur la représentation de la signature. Elle est force de modernisation de nos pratiques, de gains économiques et de temps, associée à la sécurisation et la confiance commerciales des parties prenantes. Pour apporter toujours plus de services à nos clients et rester dans le cadre de la modernisation de notre profession et tout cela en adéquation avec le numérique.

Sources : consomag, ANSSI, Légifrance, Wikipedia 2020.