Comment préparer un contrôle ACPR ?
INTERCALAIRE 1 : ADMINISTRATION
1-1 Immatriculation à l’ORIAS
ORIAS : Je clique ici pour récupérer mon attestation Orias
Liste des pièces à joindre lors de votre inscription
Article L512-1 du code des assurances
Article R511-2 du code des assurances
Article R512-4 du code des assurances
Article A512-1 du code des assurances
Article R512-5 du code des assurances
Article A512-1 du code des assurances
1-2 Extrait K-Bis
GREFFE : Je clique ici pour récupérer mon extrait KBIS
1-3 Attestation de garantie financière (Si pas de mandat de la compagnie)
Si l’on dispose d’un mandat, on peut avoir une dispense, cependant il faut vérifier :
- Pour qui j’encaisse ?
- Est-ce que les compagnies sont OK ?
- Est-ce formalisé ?
Article L512-7 du code des assurances
Article A512-5 du code des assurances
1-4 Attestation responsabilité civile
CGPA :
Enveloppe minimale réservée
Couverture minimale à 5 millions/an/sinistre
Article L512-6 du code des assurances
Article A512-4 du code des assurances
1-5 L’honorabilité ‘absence de condamnation :
Article L.322-2 Du code des Assurances
Ne pas oublier le contrôle sur les salariés
INTERCALAIRE 2 : SOCIAL
(uniquement pour les salariés qui vendent des contrats, ou qui gèrent des sinistres)
A/ ORGANIGRAMME DE LA SOCIÉTÉ
Prévoir les fonctions sous conditions de niveau (1-2-3)
2-1 C.V.
Je collecte et vérifie les curriculum vitae de mes salariés qui vendent des contrats.
2-2 ATTESTATION D’HONORABILITÉ (renouvellement annuel)
ATTESTATION : Je clique ici pour télécharger un modèle d’attestation
2-3 Attestation de capacité professionnelle
- 2-3-a Livret de stage de niveau 1 ou 2
LIVRET DE STAGE Site Orias pour livret et tous documents utiles - 2-3-b Attestation de formation de niveau 3
2-4 copie des diplômes pour ceux qui ne fournissent pas d’attestation de capacité professionnelle)
Faire attention au C.D.D
Ne pas oublier de faire un acte de niveau 3 pour les remplacements en contrat par alternance
Article L512-4 du code des assurances
Article R 514-1 du code des assurances
Article L512-5 du code des assurances
Article R512-7 du code des assurances
Article R512-8 du code des assurances
Article R512-9 du code des assurances
Article R512-10 du code des assurances
Article R512-12 du code des assurances
Niveau 1 = Dirigeant
Niveau 2 = Commerciaux
Niveau 3 = Dérogatoire, mais ne sort pas et reste sous la responsabilité d’un niveau 1
INTERCALAIRE 3 : RESEAU EXTERNE
3-1 Apporteurs d’affaires
- 3-1-A Convention
- Faire attention à la formulation
- S’interroger sur l’encaissement
- 3-1-B K-Bis
- 3-1-C Attestation garantie financière
- 3-1-D Attestation garantie RC
- 3-1-E Capacité professionnelle
- Faire attention aux indicateurs afin de mettre une rémunération adaptée.
- 3-1-F Inscription ORIAS
3-2 MIA (mandataires intermédiaires d’assurance)
- 3-2-A Attestation de mandat à établir par le cabinet
- 3-2-B Inscription à l’ORIAS par le cabinet
- 3-2-C Inscription du MIA par le cabinet sur sa garantie PRO/RC et FI
3-3 LES COMPAGNIES
- 3-3-A Conventions conclues avec les assureurs
- 3-3-A-1 Délégation de gestion
- 3-3-A-2 Mandats d’encaissement
- 3-3-A-3 Accords de référencement
INTERCALAIRE 4 PROCESSUS COMMERCIAL
4-1 Procédures de vente
- 4-1-A PRESENTATION DU CABINET
- 4-1-B recueille des besoins du client ainsi que de ses exigences
- 4-1-C Proposition d’assurance
- 4-1-D Souscription
4-2 Procédures d’intermédiation
On peut déduire du premier alinéa du I de l’article L.511-1 et du premier alinéa de l’article R.511-1 du code des assurances, que l’intermédiation en assurance est le fait d’accomplir, par une personne physique ou morale, au moins un des quatre actes suivants :
- acte commercial qui consiste à solliciter la souscription ou l’adhésion à un contrat ;
- acte administratif qui consiste à recueillir la souscription ou l’adhésion à un contrat ;
- acte technique qui consiste à exposer par écrit ou par oral, à un souscripteur ou un adhérent éventuel, les conditions de garanties d’un contrat ;
- acte qui consiste à réaliser des travaux préparatoires d’analyse et de conseil en vue de la conclusion d’un contrat.
Article L511-1 du code des assurances
4-3 Procédures sur la conception et la mise en œuvre des documents normalisés (Norex)
4-4 Fiches d’information et de conseil remis aux assurés préalablement à la conclusion du contrat (en liaison avec le norex 5-7)
Recommandation ACPR sur les contrats d’assurance-vie 2015-R-02 du 12/02/2015
Article L132-27-1 du code des assurances
Article R132-5-1-1 du code des assurances
4-5 Papier à en-tête, cartes de visite, Courriers, Courriels, Supports publicitaires Site internet, doivent comporter :
- 4-5-A N° ORIAS et mention de l’adresse du site
- 4-5-B Adresse de l’ACPR (préciser « en cas de réclamation )
- 4-5-C La mention de garanties civiles et professionnelles
- 4-5-D toutes les autres mentions légales (RCS, Tèl, Fax, Adresse, N° TVA
intracom…)
A INTEGRER DANS LA PRESENTATION DU CABINET
4-6 GESTION DES RÉCLAMATIONS
- 4-6-A Mise en place d’une procédure et un suivi de la réclamation
- 4-6-B Mise en place d’une information à destination des clients
- 4-6-B-1 Information de la modalité de saisine
- 4-6-B-2 Information sur le délai de traitement de la réclamation
- 4-6-C mise en place de la méthodologie d’identification des courriers de réclamations
- 4-6-D Démonstration que le processus est géré par des gens compétents
- 4-6-E Démonstration que le processus est conforme aux exigences de l’ACPR
- 4-6-F Démonstration des mises en place d’actions correctives suite aux réclamations
Ne pas oublier de faire une fiche process indiquant les moyens mis en place pour y parvenir.
Article L520-1 du code des assurances
Article R520-1 du code des assurances
Article R520-2 du code des assurances
Recommandation ACPR sur le traitement des réclamations 2015-R-03 du 26/02/2015
INTERCALAIRE 5 : Lutte contre le blanchiment
La lutte contre le blanchiment d’argent ne concerne pas que les flux d’argent. Il faut aussi entendre par là la lutte contre la fraude fiscale.
Cette lutte doit faire l’objet d’une information et/ou d’une formation à destination des personnels.
5-1-Désignation du correspondant TRACFIN
5-2 Désignation de son remplaçant (adjoint, suppléant)
5-3 Désignation du déclarant (cela peut être le même que le correspondant)
5-4 Déclarer à l’ACPR l’identité du déclarant
5-5 Mettre en place un plan de formation pour la lutte contre le blanchiment de capitaux, mais aussi de fraude fiscale et de financement du terrorisme
- 5-5-A Classement et conservation des attestations de formations
- 5-5-B Classement des notes internes portant sur la lcb-ft et ses moyens de prévention
- 5-5-C Instituer une veille réglementaire et actualisation de l’information en fonction de l’actualité réglementaire
- 5-5-D Tester les connaissances des salariés confrontés aux blanchiments
- 5-5-E Assurer un reporting à la direction de l’efficience des formations suivies
5-6 Mise en place d’une cartographie des risques internes
La classification est à la discrétion de chaque entité.
- 5-6-A Classification des risques en fonction des clients
- 5-6-A-1 Personne physique ou morale
- 5-6-A-2 Activité professionnelle/montant des revenus et du patrimoine
- 5-6-A-3 Lieu de résidence
- 5-6-A-4 Bénéficiaire (pour la vie) bénéficiaire effectif
- 5-6-B Classification des risques en fonction des contrats distribués
- 5-6-B-1 Objet du contrat et risque assuré
- 5-6-B-2 Caractéristiques des contrats
- 5-6-B-3 Individuel ou collectif
- 5-6-B-4 Modalités de sortie
- 5-6-C Classification des risques en fonction des opérations effectuées
- 5-6-C-1 En fonction de l’opération (rachat-versement-sortie-avance- renonciation)
- 5-6-C-2 Mode de paiement des primes
- 5-6-C-3 Montant des primes et fréquences
- 5-6-C-4 Origine et destination des fonds
5-7 La relation d’affaires
Elle doit être adaptée dans son suivi à la taille de la structure
(Courtiers Vie)
- 5-7-A Classement des clients en fonction de leurs positions (récurrent ou ponctuel)
- 5-7-B Pour les clients ponctuels (affaire isolée et non renouvelée), il est conseillé l’insertion d’un paragraphe spécifique permettant une identification complète du client en fonction du produit concerné.
- 5-7-B-1 Situation générale de l’assuré, Profession, Nationalité, Lieu de résidence fiscale, Origine des fonds, Nature et localisation des biens assurés.
- 5-7-C Pour les clients récurrents, il faut assurer la mise à jour des dossiers.
- 5-7-C-1 Création d’un questionnaire annuel reprenant l’ensemble des informations obligatoire, jouxtée à la vielle juridique, pour les personnes morales
- 5-7-C-2 Création d’une fiche d’information pour les personnes physiques, avec déclaration des revenus.
- 5-7-C-3 Mise en place du contrôle systématique des personnes frappées de mesures restrictives, sur le site du ministère de l’Économie et des finances.
http://www.tresor.economie.gouv.fr/sanctions-financières-internationales
- 5-7-D Pour les nouveaux clients, personnes morales, créez une fiche d’information dédiée à la relation d’affaires
- 5-7-D-1 Outre les mentions obligatoires, penser à porter le montant du CA qui permettra de vérifier s’il y a encaissement et donc obligation de souscription d’une garantie financière
Intercalaire 6 : Procédures internes
Suite à la mise en place de la cartographie des risques, il faut déterminer les diligences à mettre en œuvre
6-1 Procédure interne, écrite et à respecter, déclinant le process complet
6-2 Procédure de vérification de la compatibilité en fonction de la réalité économique et des conventions.
6-3 Contractualisation des procédures avec les différents acteurs
6-4 Assurer la mise en œuvre des procédures internes et leurs mises à jour régulières ainsi qu’un contrôle permanent en désignant un responsable de sa mise en œuvre.
6-5 Validation de la procédure obligatoire par la direction ou le Président
6-6 Mise en œuvre de l’outil de détection des anomalies
- 6-6-A Faire un tableau qui reprend
- L’analyse du risque
- Le niveau de risque
- Les mesures mises en œuvre
POUR LES COMPAGNIES SEULEMENT
INTERCALAIRE 7 : REPORTING FINANCIER
Suivant la transposition en droit Français de la directive Solvabilité 2, entrée en vigueur au 01/01/2016, l’impact en termes d’organisation et de contrôle interne sur les flux financiers, notamment pour les structures gérant des sommes importantes, sera donc conséquent.
